Wie richte ich den Datenaustausch nach dem bved-Standard mit KALO ein?

Mit dem elektronischen Datenaustausch können Sie Daten für die Heizkostenabrechnung und unterjährigen Verrbauchsinformation zwischen Ihrer Verwaltungssoftware und KALO übermitteln. Die Einrichtung stimmen wir gemeinsam mit Ihnen ab. Je nach Software und gewünschtem Umfang können einzelne Schritte abweichen.

1. Prüfen Sie, ob Ihre Software den bved-Standard unterstützt.

Fragen Sie Ihren Softwareanbieter, ob Ihre Verwaltungssoftware den bved-Standard unterstützt und ob das erforderliche Modul bereits vorhanden ist. Falls Sie ein zusätzliches Modul benötigen, bestellen Sie dieses bitte bei Ihrem Softwareanbieter. Dafür können Kosten anfallen.

Alternativ können Sie sich an dta@kalo.de wenden. Wir prüfen gerne, ob uns Informationen zum Datenaustausch mit Ihrer Software vorliegen.

2. Stimmen Sie den Datenaustausch mit uns ab.

Schreiben Sie uns an dta@kalo.de. Gemeinsam klären wir, welche Daten Sie austauschen möchten und welche Möglichkeiten Ihre Software bietet. Außerdem besprechen wir den Ablauf und die Übertragungswege. Je nach Bedarf erfolgt die Abstimmung per E-Mail, telefonisch oder in einem ausführlicheren Beratungsgespräch.

3. Schließen Sie bei Bedarf eine Zusatzvereinbarung ab.

Bei bestimmten Softwarelösungen entstehen für KALO Lizenzgebühren bei dem Software-Anbieter für den Datenaustausch. In diesen Fällen ist vor der Einrichtung eine Zusatzvereinbarung erforderlich. Wir informieren Sie, ob dies auf Ihre Software und den gewünschten Datenaustausch zutrifft. Ist keine Zusatzvereinbarung notwendig, geht es direkt mit dem nächsten Schritt weiter.

4. Senden Sie uns Ihre Nutzerlisten mit Ihren Ordnungsbegriffen.

Für die Einrichtung benötigen wir Ihre Nutzerlisten mit den Ordnungsbegriffen aus Ihrer Verwaltungssoftware. Diese Kennungen ermöglichen es uns, Ihre Daten den bei KALO hinterlegten Daten zuzuordnen.

5. Importieren Sie die Abstimmdatensätze in Ihre Software.

Wir verarbeiten Ihre Nutzerlisten, richten den Datenaustausch wie vereinbart ein und senden Ihnen die Abstimmdatensätze, auch A-Sätze genannt. Importieren Sie diese in Ihre Verwaltungssoftware und teilen Sie uns mit, ob die Verarbeitung erfolgreich war. Falls Probleme auftreten, klären wir diese gemeinsam mit Ihnen, bevor Sie die weiteren Daten übermitteln.

6. Übermitteln Sie Ihre L- und M-Datensätze sowie die Kostendaten.

Nach der erfolgreichen Abstimmung übermitteln Sie uns zunächst die vereinbarten L- und M-Datensätze. Anschließend senden Sie uns die Kostendaten für die Abrechnung. Nutzen Sie dafür jeweils den mit uns vereinbarten Übertragungsweg. Welche Daten benötigt werden und wie Sie diese übermitteln, besprechen wir bei der Einrichtung mit Ihnen.

7. Warten Sie unsere Rückmeldung zur Datenverarbeitung ab.

Wir informieren Sie, ob wir Ihre Daten verarbeiten konnten. Sollte es dabei Probleme geben, stimmen wir die notwendigen Korrekturen mit Ihnen ab.

8. Übernehmen Sie die Abrechnungsdaten in Ihre Software.

Nach der Erstellung der Heizkostenabrechnung stellen wir Ihnen die Abrechnungsdaten über den vereinbarten Weg bereit. Diese können Sie anschließend in Ihrer Verwaltungssoftware verarbeiten. Falls die Verarbeitung nicht funktioniert, wenden Sie sich bitte an dta@kalo.de. Wir unterstützen Sie bei der Klärung, damit Sie die Daten erfolgreich übernehmen können.